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使用 OTRS创建的视频手册,Rejoice实现了服务质量的持续改善

日企Rejoice Company是一家为医疗保健机构提供外包服务的供应商,包括清洁和设施管理服务。Rejoice Compan选择Kaizen软件OTRS10 来支持提高清洁服务质量,并使公司能够快速创建和部署标准工作视频手册。

 

Rejoice Company

 

【行     业】设备管理及清扫 

【员工人数】 2536名※截止到2018年8月

【总营业额】 90.7亿日元※截止到2018年8月

【创  立】 1982年12月

【地  址】 東京都港区

【业务内容】

①医疗机构的外包业务(消毒,医疗事务,护工)

②以医疗机构为中心,办公楼及学校等的清洁工作

③其他(保安,商品销售,电话接线服务,人才派遣)

【受访员工】黑图肇(RJC综合研究所 首席研究员)

 

 

 
Before & After
 
 

 

BEFORE
OTRS导入前

创建标准工作视频手册

需要很长时间

AFTER
OTRS导入后

创建实用的视频手册变得如此简单

 
导入背景(课题)
 
 

 

“清洁工作也需要科学依据的时代到来了”
 

随着配置ICN协会认定护士的医疗机构的数量增加,清洁服务也开始高度重视感染控制。由于Rejoice的高层管理人员非常重视以提高清洁质量来提高竞争力,2015年8月,成立了总裁直属RJC综合研究所。

 

黑图肇
RJC综合研究所首席研究员

为了提供专门为医疗机构提供的服务,我们虽然遵循了CDC(美国疾病控制和预防中心)的指导方针,但是ICN要求我们不断达到更高水平。

 

为了能够更加形象具体的展现,运用大量照片等素材制定了现场清洁工作指导手册,并以黒图先生为中心开始开展提高清洁品质的工作。

 

黑图肇
RJC综合研究所首席研究员

考虑到公司未来的成长,最近劳动力短缺是一个严重的问题。为了使员工能够长期并稳定的在职工作,有必要建立一种体制,使每个人都能通过工作成长并积累工作经验。我认为持续不断的教育培训十分重要

一个易于理解的手册,说明了工作过程
这是我们多年积累的宝贵财富
 
 
决定导入的关键因素
 
 

 

在冥思苦想是否有视频的工作指导手册时邂逅了“ OTRS”

 

在积极致力于感染控制的工作站点,按顺序制作纸质工作指导手册的同时,我们还通过拍摄清扫作业的视频并使用编辑软件插入字幕来挑战视频工作指导手册的创建。但是,做好的视频手册不是很实用。

 

黑图肇
RJC综合研究所首席研究员

在清扫时间和清扫质量之间需要权衡取舍,设定标准作业是折中这两方面的关键因素。用多种形式及角度重新拍摄视频来供参考就成了待以解决的课题。

 

 

尽管在前一份工作从事管理工程相关工作获得了一些相关知识,但还是制作不出有效的视频工作指导手册。当我们着眼“作业时间研究”来收集信息时,“OTRS”引起了我的关注。

 

 

使用“OTRS”只需单击鼠标即可划分和修改作业要素。以1/100秒为单位进行精准测量。时间表,增值作业比率和流程组织比率等报表,也可一次性获取而不必像以前一样在Excel中重新输入编辑了。

 

黑图肇
RJC综合研究所首席研究员

通过厂家Broadleaf对软件演示及产品说明,我们了解到该软件可以,针对各个要素作业分别进行时间和动作分析,并且可以轻松地创建标准作业指导手册。我们迅速的做出了购买决定。

 
 
 
导入过程
 

 

与ICN及现场主管合作启动“资格认证考试

 

首先,我们开始在帝京大学医学院附属的沟口医院和圣路加国际医院等医院开展感染控制工作。

 
 
我们通过“ OTRS”读取视频并对每个要素进行时间及动作分析,同时考虑效率和质量之间的平衡来准备标准作业的视频
 
通过拍摄现场工作人员的作业并同时并排观看两个视频,员工通过此方法学习标准的作业程序
 
经过一段时间后,我们开始每年进行一次“资格认证考试”,对作业程序遵守率进行检查

 

黑图肇
RJC综合研究所首席研究员

研究所的应对能力及是否有志同道合的负责人响应工作,基于这两点我们严格筛选了合作医疗机构,并开始推动项目。

 
 
导入效果
 

 

吸引新客户

进一步推进公司内部制度体系采纳

 

通过在“OTRS”的目标时间内结合必要的要素工作,黒图先生能够有效地创建标准作业的视频,而无需多次拍摄。在清扫工作中,使用视频的工作指导手册仍然很罕见,这一点得到ICN的高度评价。“通过使用视频工作指导手册提高清扫质量”,我们赢得新的销售订单,取得较大的成就。

 

 

我们还实现了人事评价制度体系,可以在人事评估(例如加薪)中反映“资格认证考试”的结果。通过进行定期测试,我们成功地实现了清扫质量持续改善和员工积极性的提高。

 

黑图肇
RJC综合研究所首席研究员

至今为止,当进行作业指导时员工会感性的说,‘我做得很好呀’。但将其与标准作业的视频进行比较时,‘确实是…’员工会变得冷静并容易接受批评。使用标准作业指导视频作为素材, ‘这里这样做是不是会更好些呢?’如果像能这样来启发和员工间的讨论那真的是很好啊。

 

 
未来的发展方向
 
 

 

利用视频工作指导手册

实现差异化和业务扩展

 

2019年2月,黒图先生在神户举办的日本环境感染学会年会上做了发表,展现了这两年用视频工作指导手册进行现场员工培训教育的硕果。使用视频工作指导手册来提高清洁作业的品质,展现了“其他公司绝对没有的实力”,大力促进了公司的业务的扩展。

 

黑图肇
RJC综合研究所首席研究员

改善活动不是一个人的事儿,这对于医疗机构的ICN和现场负责人来说是至关重要的。我想要做到的是,持续稳步并主动积极地传播信息和共享信息并逐步将其积累成成果。

 
除此之外,通过全面实施标准作业来提高工作质量和减少员工差异之外,我们还计划利用“OTRS”来更高效,更快速地开展工作。
 
▼精益生产工具:OTRS功能介绍视频▼

 

 
用户反馈
 
 

 

未来对外国劳务人员的

培训效果也指日可待

 

自公司成立以来一直很珍惜人才,遵从“无期限雇用”和“现场第一”原则,近几年由于劳动人口减少而导致的劳动力短缺,成为公司未来业务扩展的重大课题。目前,国家正在制定‘扩大外国务工人员'的方针。由于 ‘OTRS’不仅支持英语及中文,还支持其他语言,未来我们在扩大招聘和培训外国务工人员时不必再担心语言障碍。

 

点击查看高清大图

在全球超过20个国家及地区600余家企业,行业涉及机械制造、化工医药、食品零售或物流服务等广泛使用,在日本,像丰田、朝日啤酒、味之素面包等众多企业,都在广泛应企业现场动作分析改善系统软件——OTRS,来进行现场动作分析与改善。

 
 
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